O empresário pode contar com o apoio da tecnologia para o armazenamento. Entenda
Assim como as pessoas, as empresas precisam de documentos que comprovem sua origem, bem como autorização para funcionar e exercer suas atividades. Além disso, cada processo empresarial gera novas informações, que precisam ser documentadas.
Os documentos empresariais são relatórios, contratos, comprovantes, licenças e outros arquivos que estruturam a criação e funcionamento de um negócio.
Na leitura a seguir, você confere os principais tipos de documentos exigidos de uma empresa.
Qual a importância dos documentos empresariais?
Os documentos empresariais são as declarações que uma corporação deve obter para operacionalizar suas atividades em conformidade com a legislação vigente.
Os empresários e gestores devem conhecer de perto os documentos exigidos. Afinal, eles comprovam que a corporação está regular e apta a exercer sua função, no local estabelecido e com o corpo de funcionários atual.
Garantir a boa organização dos documentos empresariais é outro ponto que deve ser avaliado com atenção pelas lideranças. Isso porque eles devem estar disponíveis sempre que algum fiscal fizer a solicitação. A organização aplica-se em todas as etapas do negócio.
Quais são os principais tipos de documentos empresariais?
Se você está pensando em abrir o próprio negócio, é importante conhecer os principais tipos de documentos empresariais exigidos pela lei brasileira.
1 – Contrato social
O Contrato Social funciona quase como uma certidão de nascimento da instituição. O documento traz informações sobre os sócios, endereço de funcionamento, principais atividades, objetivo, entre outras.
Sem esse contrato, a empresa não funciona de forma legal, além de não conseguir abrir uma conta bancária ou participar de alguma licitação.
2 – Alvará
O Alvará de Funcionamento é um documento municipal que regulariza o imóvel da empresa para exercer as atividades previstas no contrato social. O prazo de validade é vai variar de prefeitura para prefeitura.
3 – Licenças específicas de funcionamento
Alguns tipos de negócio podem precisar de licenças específicas para funcionamento. É o caso de restaurantes e farmácias, que devem ter licença sanitária, e de fabricantes de cosméticos e indústrias, que devem conseguir licença ambiental. São fundamentais também.
4 – Notas fiscais
As notas fiscais são recibos de compra e venda obrigatórios. Além de registrar a entrada e saída de produtos, controlam trocas, valores e toda a movimentação de um produto, o que garante a cobrança adequada de impostos.
5 – Registros contábeis
Os registros de contabilidade também comprovam a movimentação financeira da empresa, como pagamento e recebimento. Devem ser arquivados com bastante organização, pois comprovam a legalidade das operações e a legalidade da gestão financeira.
6 – Registros tributários e da previdência
Todos os meses o empregador deve recolher uma série de tributos relacionados à contratação de funcionários. Deve-se manter comprovantes das contribuições para o INSS, contribuição sindical e FGTS.
7 – Recursos Humanos
Paralelamente aos tributos previdenciários, a empresa deve registrar outras informações sobre os funcionários, como pagamentos, folhas de ponto, novas contratações, desligamento de empregados etc.
8 – Medicina e Segurança do Trabalho
Importante, ainda, manter em dia a documentação empresarial relacionada às políticas de Medicina e Segurança do Trabalho, como Atestados de Saúde Ocupacional(ASOs) e laudos de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
Conclusão
Os documentos empresariais devem ficar sob a guarda por um período determinado para cada tipo de declaração.
Todavia, tem uma regra que é geral. É importante lembrar que guardar a documentação vai além de deixar tudo em pastas. É importante ter organização, para que o documento tenha fácil acesso, sempre que necessário.
Nesse sentido, é bom contar com o avanço da tecnologia e digitalizar os documentos em papéis. Depois, guarde-os na nuvem. Assim, você pode buscar os documentos usando qualquer aparelho, desde que tenha o nível de acesso exigido para determinado arquivo.
Por fim, você pode utilizar as assinaturas digitais que estão aprimorando a organização dos documentos nas empresas. Já é possível assinar contratos de forma 100% digital, dispensando a impressão em papel e garantindo armazenamento e organização de forma automática.